Zwrot kosztów dojazdu do pracy w Holandii – poradnik

Wprowadzenie

Wielu polskich migrantów pracujących w Holandii zadawało sobie pytanie, czy przysługuje im zwrot kosztów dojazdu (reiskostenvergoeding) do i z miejsca pracy. Temat ten jest niezwykle istotny, ponieważ dojazdy codzienne potrafią generować znaczne wydatki. Jednak prawo holenderskie nie przewiduje automatycznego obowiązku zwrotu tych kosztów przez pracodawcę, a zasady i możliwości zwrotu są różne i zależą od wielu czynników. Ten artykuł, przygotowany przez ekspertów PrawoPracy.nl we współpracy z kancelarią Arslan & Arslan Advocaten, w przystępny sposób wyjaśnia wszystkie aspekty prawne i praktyczne, na które powinni zwrócić uwagę polscy pracownicy w Holandii.

1. Czy prawo holenderskie gwarantuje zwrot kosztów dojazdu do pracy?

1.1 Brak ustawowego prawa do zwrotu kosztów

W przeciwieństwie do niektórych innych krajów, prawo pracy w Holandii nie nakłada na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów dojazdu do pracy i z powrotem. Oznacza to, że jeśli pracodawca nie zawarł w Twojej umowie o pracę (arbeidsovereenkomst) ani w odpowiednim układzie zbiorowym pracy (cao – collectieve arbeidsovereenkomst) postanowień dotyczących zwrotu tych kosztów, nie masz ustawowo zagwarantowanego prawa do takiego zwrotu.

Z punktu widzenia polskiego pracownika w Holandii jest to bardzo ważna informacja: jeśli umowa lub układ zbiorowy milczą na ten temat, pracodawca może nie zwracać kosztów dojazdu.

1.2 Jak wcześniej może być uregulowany zwrot kosztów?

Zwrot kosztów dojazdu jest zazwyczaj ustalany podczas negocjacji przy zatrudnieniu albo regulowany w wewnętrznych regulaminach lub układach zbiorowych, zwłaszcza w pracy przez agencję pośrednictwa pracy (uitzendbureau).

Przykład:

• Jan pracuje poprzez agencję pośrednictwa (uitzendbureau), która w jego umowie zawarła zapis, że przysługuje mu kilometrówka (kilometervergoeding) według stałej stawki €0,19 za km.
• Marysia jest zatrudniona bezpośrednio przez firmę i ma w umowie zapis o zwrocie kosztów dojazdu na podstawie rachunków za bilety miesięczne na transport publiczny.

W praktyce więc najważniejszym dokumentem jest Twoja umowa oraz ewentualny stosowany układ zbiorowy (cao).

2. Jakie są możliwości zwrotu kosztów dojazdu?

2.1 Zwrot ryczałtowy – kilometrówka (kilometervergoeding)

Najczęściej stosowaną formą zwrotu jest tzw. kilometrówka – zwrot kosztów liczony według przejechanych kilometrów.

2.1.1 Stawka zwolniona z podatku w 2024 roku

Obecnie (rok 2024) maksymalna kwota zwrotu za kilometr, która może być wypłacana bez podatku (non-taxable allowance), wynosi € 0,23 za kilometr. Oznacza to, że do tej kwoty zwrot taki nie jest traktowany jako przychód podlegający opodatkowaniu ani składkom społecznym.

2.1.2 Kiedy przysługuje kilometrówka?

Zwrot kilometrówki dotyczy:

• przejazdów własnym samochodem osobowym;
• przejazdów rowerem lub motocyklem;
• niekiedy transportu publicznego, ale tylko przy spełnieniu określonych warunków.

2.1.3 Przykład praktyczny:

Pracownik dojeżdża każdego dnia 20 km w jedną stronę z vakantiepark do miejsca pracy. Liczymy:

• Dziennie: 40 km w obie strony
• Miesięcznie (20 dni pracy): 800 km
• Zwrot kosztów bez podatku: 800 km x €0,23 = €184

Jeśli pracodawca wypłaca tę kwotę, to pracownik nie musi płacić od niej podatku ani odprowadzać składek.

2.1.4 Jak się rozliczyć?

Pracownik powinien prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów (kilometeradministratie) i przedstawiać ją pracodawcy, by ten mógł wypłacić zwrot.

2.2 Zwrot kosztów transportu publicznego

Jeśli dojazd do pracy odbywa się za pomocą transportu publicznego (np. autobus, tramwaj, pociąg), to możliwe są dwie formy rozliczenia:

• Zwrot rzeczywistych kosztów (oparte na biletach, abonamentach);
• Zwrot ryczałtowy na podstawie liczby kilometrów (do €0,23 za kilometr).

2.2.1 Warunki dla transportu publicznego

• Minimalna odległość między domem a miejscem pracy to 10 km (w jedną stronę).
• W roku kalendarzowym minimalnie 40 dni dojazdu do pracy.

2.2.2 Przykład:

Anna dojeżdża codziennie pociągiem na trasie z Almere do Amsterdam (około 25 km w jedną stronę).

• Kupuje miesięczny abonament na transport publiczny za €100;
• Jeśli pracodawca zwraca koszty oparte na biletach, dostaje na podstawie rachunku €100;
• Jeśli korzysta z rozliczenia kilometrów, może otrzymać do €0,23 x 50 km x 20 dni = €230, ale musi mieć taką zgodę pracodawcy.

2.3 Brak zwolnienia przy firmowym transporcie i abonamentach

Jeśli pracodawca zapewnia własny transport (np. samochód służbowy, rower firmowy, bus) lub opłaca abonamenty transportu publicznego samodzielnie (bez przekazania ich pracownikowi), takie świadczenia nie są traktowane jako podatkowe koszty dojazdu i nie przysługują dodatkowe zwroty kilometrówki.

2.4 Zwrot kosztów parkingowych

Opłaty parkingowe są z reguły traktowane jako przychód podlegający podatkom, chyba że:

• opłata parkingowa jest opłacana bezpośrednio przez pracodawcę (np. firma wykupuje zezwolenie na parkowanie);
• pracownik sam zwraca się o zwrot za parking i jest to jasno uregulowane w umowie lub układzie zbiorowym.

2.5 Carpooling i zwrot kosztów

Carpooling (wspólne dojazdy samochodem między pracownikami) ma swoje zasady:

• Kierowca uczestniczący w oficjalnie zorganizowanym carpoolingu przez pracodawcę może otrzymać kilometrówkę bez podatku do €0,23 za kilometr, także za dodatkowe kilometry pokonywane na odbiór pasażerów;
• Pasażerowie za udział w carpoolingu nie mają prawa do nieopodatkowanego zwrotu kosztów dojazdu.

3. Obliczanie odległości i dokumentacja kosztów

3.1 Sposób liczenia kilometrów dojazdu

Odległość dojazdu powinna być wyliczana według najkrótszej lub zwyczajowej trasy (w Holandii zazwyczaj trasa liczy się wg jazdy samochodem po normalnych drogach). Do wyliczeń stosuje się:

• Mapy online (np. Google Maps);
• Oficjalne trasy określone przez przewoźników np. NS (Nederlandse Spoorwegen);
• Systemy GPS;

3.2 Dokumentowanie kosztów

W przypadku zwrotu kosztów transportu publicznego konieczne jest zachowanie biletów, faktur lub abonamentów (np. OV-chipkaart).

W przypadku kilometrówki dobrze jest prowadzić zapisy przejechanych kilometrów i trasy, ewentualnie z opisem dat i celów przejazdu oraz podpisem pracodawcy.

4. Zwrot kosztów a praca z domu (werken vanuit huis)

Pracownicy, którzy częściowo pracują z domu, mogą czasem skorzystać z ryczałtu za pracę w domu (thuiswerkvergoeding) w wysokości €2,35 dziennie (2024).

4.1 Kiedy wybierać ryczałt a kiedy zwrot za dojazd?

• Jeśli pracujesz część dni w biurze i część dni w domu, często to właśnie wybierasz:
• zwrot kosztów dojazdu za dni pracy w biurze,
• albo ryczałt za pracę w domu w pozostałe dni.

4.2 Przykład

Maria pracuje 3 dni tygodniowo w biurze i 2 dni z domu.

• Za dni biurowe dostaje kilometrówkę za dojazd,
• Za dni pracy w domu otrzymuje ryczałt €2,35 za każdy dzień „home office”.

5. Zwrot kosztów a podatki oraz obowiązki fiskalne

5.1 Zwroty nieopodatkowane

Kwoty do €0,23 za kilometr są zwolnione z podatku dochodowego (inkomstenbelasting) i składek na ubezpieczenie społeczne (sociale zekerheid), jeśli zwrot następuje zgodnie z zasadami i jest prawidłowo udokumentowany.

5.2 Nadwyżka ponad limit €0,23

Jeśli pracodawca wypłaci Ci więcej niż €0,23 za kilometr, kwota nadwyżkowa zostaje uznana za wynagrodzenie i podlega opodatkowaniu oraz odprowadzaniu składek.

5.3 Pozostałe koszty – parking, naprawy

Zwrot kosztów za parking, naprawy lub uszkodzenia pojazdu zazwyczaj jest traktowany jako przychód podlegający opodatkowaniu, chyba że opłaty parkingowe są uiszczane bezpośrednio przez pracodawcę.

6. Praktyczne wskazówki dla polskich pracowników w Holandii

• Sprawdź umowę o pracę i układ zbiorowy (cao) – czy masz zapis o zwrocie kosztów dojazdu i na jakich warunkach.
• Dokumentuj codzienne dojazdy – prowadź ewidencję kilometrów i przejazdów.
• Przechowuj wszystkie rachunki i bilety dotyczące transportu publicznego, jeśli korzystasz z tej formy dojazdu.
• Jeśli pracujesz przez uitzendbureau – zapytaj bezpośrednio, jakie obowiązują zasady zwrotów kosztów dojazdu w Twojej agencji.
• Zastanów się nad carpoolingiem, jeśli jest organizowany przez pracodawcę – może to być sposób na nieopodatkowany zwrot kosztów jako kierowca.
• Jeśli pracujesz z domu część tygodnia, omów z pracodawcą możliwość korzystania z ryczałtu za home office.
• Ustal z pracodawcą formę rozliczenia zwrotu – czy będzie na podstawie kilometrówki, zwrotu rzeczywistych kosztów czy ryczałtu.
• Jeśli dojeżdżasz z vakantiepark lub innego tymczasowego miejsca zamieszkania, pamiętaj o dokładnym pomiarze trasy, bo może się ona zmieniać w zależności od lokalizacji noclegu.
• Zwróć uwagę na minimalne warunki dotyczące transportu publicznego – minimum 10 km i 40 dni dojazdu w roku, by móc skorzystać z nieopodatkowanego zwrotu.
• Zawsze pytaj o potwierdzenie i dokumentację przy zwrocie kosztów – transparentność pomaga w ewentualnych kontrolach Urzędu Skarbowego (Belastingdienst).

7. Kiedy skontaktować się z prawnikiem?

Zawsze warto zwrócić się do doświadczonego prawnika specjalizującego się w prawie pracy w Holandii (arbetsrecht), jeśli:

• Pracodawca odmawia zwrotu kosztów dojazdu, chociaż jest to zapisane w umowie lub układzie zbiorowym.
• Masz wątpliwości, czy zwrot jest prawidłowo rozliczany i opodatkowany.
• Jesteś zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej (uitzendbureau) i nie rozumiesz swoich praw odnośnie reiskostenvergoeding.
• Potrzebujesz pomocy w negocjacjach dotyczących warunków zatrudnienia i zwrotów kosztów.
• Doświadczasz sytuacji, gdzie pracodawca stosuje nieprzejrzyste lub niezgodne z prawem rozliczenia kosztów podróży.

Nasza kancelaria Arslan & Arslan Advocaten oferuje profesjonalne wsparcie i reprezentację dla polskich pracowników w Holandii w sprawach związanych ze zwrotem kosztów dojazdu i innymi aspektami prawa pracy. Zapraszamy do kontaktu.

Podsumowanie

Zwrot kosztów dojazdu do pracy w Holandii dla polskich pracowników nie jest prawem ustawowym, ale może być uregulowany w umowie lub układzie zbiorowym. Najczęściej spotykaną formą jest kilometrówka do maksymalnej stawki €0,23 za kilometr, która jest zwolniona z podatku, pod warunkiem prawidłowej dokumentacji i spełnienia określonych warunków. Zwrot kosztów za transport publiczny jest możliwy pod pewnymi warunkami, a przy transporcie firmowym zasady są bardziej restrykcyjne. Korzystanie z carpoolingu oraz praca z domu stwarzają dodatkowe możliwości minimalizacji kosztów dojazdów.

Znajomość tych zasad pozwoli polskim pracownikom zmniejszyć wydatki i lepiej rozumieć swoje prawa w holenderskim systemie pracy.

Artykuł przygotowany przez specjalistów PrawoPracy.nl i Arslan & Arslan Advocaten – ekspertów w prawie pracy Holandii dla polskich pracowników.

Przeczytaj również

• Reiskostenvergoeding — Zwrot kosztów dojazdu do pracy w Holandii
• Zwrot kosztów podróży do pracy w Holandii – poradnik
• Jak sprawdzić legalność agencji pracy w Holandii? Poradnik