Praca zdalna w Holandii: prawa pracownika i obowiązki pracodawcy krok po kroku

Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem współczesnego rynku pracy, zwłaszcza po doświadczeniach pandemii COVID-19. Jednak wiele osób, które zdecydowały się na emigrację i podjęły pracę w Holandii, zadaje sobie pytania: na jakich zasadach mogę pracować z domu? Czy mój pracodawca ma prawo wymagać obecności w biurze? A co, jeśli chcę formalnie wystąpić o pracę zdalną – jak to zrobić i jakie mam prawa?

W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy, na czym polega prawo do pracy zdalnej w Holandii (Niderlandach), jak funkcjonuje prawo do wydawania poleceń przez pracodawcę, oraz na jakie kwestie zwrócić uwagę jako pracownik migrujący z Polski.

Co to jest prawo do wydawania poleceń (bevoegdheid tot het geven van instructies)?

Prawo do wydawania poleceń to jedna z podstawowych zasad prawa pracy w Holandii, uregulowana w artykule 7:660 Kodeksu cywilnego (Burgerlijk Wetboek, BW). Zgodnie z tym przepisem, pracodawca ma prawo udzielać pracownikowi _rozsądnych poleceń_ dotyczących sposobu, miejsca i czasu wykonywania pracy. Oznacza to, że pracodawca może określić, że pracownik musi być obecny w biurze w wybranych dniach albo pracować w określonych godzinach.

Czym są „rozsądne polecenia”?

Rozsądne polecenia to takie, które mieszczą się w granicach umowy o pracę, obowiązujących przepisów oraz nie naruszają zasad dobrego pracodawstwa. Pracodawca nie może np. wymagać fizycznej obecności w biurze bez wyraźnego powodu lub nakazywać nierealistycznych godzin pracy.

Przykład praktyczny:

• Pracodawca informuje, że spotkania zespołowe odbywają się od poniedziałku do środy w biurze, więc pracownik musi wtedy przyjść na miejsce pracy.
• Nie może jednak zdecydować, że pracownik ma spędzać w biurze 5 dni w tygodniu, jeśli jego stanowisko pozwala na efektywną pracę zdalną i nie koliduje to ze wspólnymi zadaniami.

Kiedy prawo do poleceń ma granice?

Granice te wyznaczają przede wszystkim:

• Ustalenia w umowie o pracę lub w regulaminach – np. czy jest wspomniana możliwość pracy zdalnej.
• Zasady dotyczące rozsądku i słuszności (redelijkheid i billijkheid);
• Zasady ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracy – np. praca z domu tylko jeśli stworzone są warunki sprzyjające zdrowiu i ergonomicznemu stanowisku pracy.

Prawo do wydawania poleceń nie oznacza arbitralności – każdy przypadek ocenia sąd, jeśli dojdzie do sporu.

Czy pracownik w Holandii ma prawo żądać pracy z domu (thuiswerken)?

W Holandii nie ma absolutnego prawa pracownika do pracy zdalnej na żądanie. Jednak od 2016 roku obowiązuje ustawa o elastycznej pracy (Wet flexibel werken, Wfw), która daje pracownikom możliwość złożenia wniosku o zmianę warunków pracy, w tym o możliwość pracy (częściowo) z domu.

Kto może złożyć wniosek o pracę zdalną?

• Pracownicy zatrudnieni co najmniej przez 26 tygodni (6 miesięcy) u tego samego pracodawcy;
• Takie podanie może dotyczyć np. zmiany miejsca wykonywania pracy (adresu pracy), zmian godzin pracy czy rozkładu godzin.

Jak wygląda procedura składania wniosku?

• Złożenie pisemnego wniosku – pracownik powinien opisać proponowaną zmianę, np. pracę z domu przez 3 dni w tygodniu.
• Pracodawca musi rozpatrzyć wniosek poważnie i terminowo – zwykle odpowiada się pisemnie w ciągu miesiąca.
• Decyzja pracodawcy:
• Może zaakceptować wniosek;
• Może odrzucić, wskazując ważne powody (np. potrzeba obecności w biurze lub brak możliwości technicznych);
• Odwołanie – od decyzji można odwołać się do sądu pracy (kantonrechter) w ciągu 4 tygodni, jeśli pracownik uzna, że odrzucenie jest nieuzasadnione.

Co może być uzasadnioną przyczyną odmowy?

• Interes organizacyjny – np. konieczność współpracy zespołowej na miejscu;
• Brak odpowiednich narzędzi lub infrastruktury w domu pracownika;
• Charakter pracy, który wymaga fizycznej obecności (np. praca produkcyjna).

Przykład sytuacji

Anna pracuje jako specjalistka ds. marketingu i chciałaby pracować z domu 2 dni w tygodniu. Złożyła formalny wniosek na piśmie. Pracodawca zaakceptował, uzgadniając zasady i godziny pracy. Po pół roku jednak chce wrócić do całkowitej pracy w biurze. Anna może wtedy znowu złożyć wniosek o pracę zdalną i, jeśli odmowa go zdaniem pracodawcy nie jest uzasadniona, może zwrócić się do sądu pracy.

Czy pracodawca może nakazać pracownikowi powrót do biura lub codzienną obecność?

Generalnie tak, pracodawca ma prawo wydawać polecenia dotyczące miejsca pracy, co oznacza, że może wymagać obecności pracowników w siedzibie firmy.

Warunki tego nakazu:

• Musi to być zgodne z umową o pracę lub regulacjami firmy;
• Powinno uwzględniać indywidualne okoliczności pracownika, takie jak:
• obowiązki opiekuńcze,
• problemy zdrowotne (np. wskazania lekarskie);
• Powinno odpowiadać zasadom rozsądku oraz dobrej wiary obu stron.

Pracodawca jednak nie może:

• Narzucać obecności bez powodu;
• Ignorować szczególnych potrzeb pracownika;
• Naruszać przepisów dotyczących ochrony zdrowia (np. w epidemii).

Co jeśli pracownik odmówi powrotu do biura?

• Może mieć miejsce spór prawny;
• Zwykle konieczne jest wyważanie interesów pracodawcy i pracownika;
• Sąd ocenia, czy polecenie było zasadne i czy pracownik nadużywa swojego prawa.

Przykład z orzecznictwa

W 2022 r. sąd w Geldrii (Gerechtshof Gelderland) rozpatrzył sprawę pracownika, który nie chciał powrócić do pracy w biurze po okresie pracy zdalnej w czasie pandemii. Sąd orzekł, że interes firmy w obecności fizycznej i współpracy przeważał nad indywidualnymi obawami pracownika, dlatego nakaz powrotu był zasadny.

Z drugiej strony, jeśli pracodawca systematycznie odmawia jakiejkolwiek formy pracy zdalnej i nie uwzględnia sytuacji pracownika (np. opieki nad dzieckiem czy chorób przewlekłych), może to być uznane za naruszenie zasad dobrego pracodawstwa (art. 7:611 BW).

Warunki pracy na home office – obowiązki pracodawcy

Wykonywanie pracy zdalnej nie oznacza wolności od odpowiedzialności – holenderskie prawo pracy (m.in. Arbowet – ustawa o warunkach pracy i bezpieczeństwie) określa, że pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi odpowiednie, bezpieczne i zdrowe warunki pracy również w domu.

Co to oznacza w praktyce?

• Ergonomiczne stanowisko pracy – biurko, krzesło, monitor na odpowiedniej wysokości, itp.;
• Zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy – laptop, oprogramowanie, dostęp do systemów firmy;
• Wyznaczenie jasnych godzin pracy i przerw – zapobieganie przeciążeniu;
• Monitorowanie bezpieczeństwa danych i ochrony informacji firmowych.

Umowa o pracę zdalną lub polityka firmy

Wiele firm w Holandii formalizuje pracę zdalną poprzez:

• Dodatkowe aneksy do umowy o pracę, lub
• Polityki wewnętrzne dotyczące pracy zdalnej (thuiswerkbeleid), które określają warunki, zasady korzystania z home office, procedury zgłaszania problemów technicznych, etc.

Koszty i dodatki

Pracownik, który pracuje z domu, ponosi dodatkowe koszty, np. za prąd, wodę, ogrzewanie, materiały biurowe. W Holandii od 2022 r. pracodawca może wypłacać za każdy dzień pracy zdalnej nieopodatkowany dodatek w wysokości 2,35 € (kwota na 2024 rok).

Warto zwrócić uwagę, czy pracodawca formalnie ustala taką kwotę i czy zasady zwrotu kosztów zostały ustalone w umowie lub regulaminie.

Praktyczne wskazówki dla polskich pracowników w Holandii dotyczące pracy zdalnej

• Sprawdź swoją umowę o pracę i regulaminy firmy – czy zawierają zapisy o pracy zdalnej? To pomoże Ci wiedzieć, na jakich zasadach możesz pracować z domu.

• Przygotuj wniosek o pracę zdalną na piśmie (np. mail), precyzując:
• Ile dni tygodniowo chcesz pracować z domu;
• Jakie widzisz korzyści dla firmy i dla siebie;
• Jak zorganizujesz swoje stanowisko pracy i godziny.

• Gdy otrzymasz decyzję odmowną, poproś o uzasadnienie na piśmie. To ważne, jeśli chcesz dalej walczyć o swoje prawa.

• Jeśli odmowa jest nieuzasadniona, możesz zwrócić się o pomoc do związków zawodowych (Vakbonden) lub bezpośrednio do prawnika specjalizującego się w holenderskim prawie pracy.

• Prowadź dokumentację komunikacji z pracodawcą: e-maile, ustalenia telefoniczne, notatki – mogą być pomocne w ewentualnych sporach prawnych.

• Dbaj o bezpieczeństwo i komfort pracy w domu – porozmawiaj z pracodawcą o udogodnieniach, sprzęcie i ewentualnym zwrocie kosztów.

• Uwaga na czas pracy i przerwy! Traktuj home office jak pełnoprawne miejsce pracy, stosując się do godzin pracy ustalonych z pracodawcą.

Kiedy skontaktować się z prawnikiem?

Warto rozważyć konsultację z prawnikiem specjalizującym się w holenderskim prawie pracy, jeśli:

• Twój pracodawca nie odpowiada na wniosek o pracę zdalną lub odmawia bez podania przyczyn;
• Spotykasz się z naciskami lub zastraszaniem, gdy nie możesz wrócić do biura;
• Masz problemy z zapewnieniem właściwych warunków pracy zdalnej i pracodawca nie chce pomóc;
• Planujesz dochodzić swoich praw w sądzie lub potrzebujesz opinii na temat zasadności poleceń pracodawcy.

W Polsce i Holandii funkcjonuje wiele organizacji pomagających migrantkom i migrantom w prawach pracowniczych. Warto skorzystać z ich doświadczenia, zwłaszcza jeśli praca zdalna staje się dla Ciebie ważnym elementem harmonii między życiem zawodowym a prywatnym.

Podsumowanie

Praca zdalna w Holandii jest możliwa, ale wymaga porozumienia i formalnego ustalenia między pracownikiem a pracodawcą. Prawo do wydawania poleceń daje pracodawcy kompetencję do określania miejsca pracy, ale musi ją stosować rozsądnie i z poszanowaniem indywidualnych okoliczności. Pracownicy mają prawo złożyć wniosek o pracę zdalną na podstawie ustawy Wet flexibel werken, a pracodawca musi się do tego ustosunkować.

Dbając o dobre relacje i jasną komunikację, można skutecznie korzystać z zalet pracy zdalnej, minimalizując ryzyko konfliktów i problemów prawnych.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o swoich prawach w pracy w Holandii lub potrzebujesz pomocy z dokumentami, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów na PrawoPracy.nl!

Studium przypadku (Case study) – Pan Jan, pracownik logistyki

Pan Jan, obywatel Polski, od pięciu lat pracuje jako specjalista ds. logistyki w firmie transportowej z siedzibą w Rotterdamie. Jego praca polega na koordynowaniu procesów magazynowych i współpracy z kierowcami oraz klientami. Przed pandemią COVID-19 wszyscy pracownicy w jego dziale wykonywali obowiązki wyłącznie w biurze.

Wraz z wprowadzeniem możliwości pracy zdalnej w wyniku pandemii, pan Jan zaczął wykonywać część zadań z domu w modelu hybrydowym – trzy dni w tygodniu w biurze, dwa dni zdalnie. Po powrocie do tradycyjnego trybu pracy chciał formalnie wprowadzić ten model na stałe, argumentując, że dzięki temu jest bardziej efektywny, a także unika długiego dojazdu z przedmieść Rotterdamu.

Reakcja pracodawcy

Pracodawca był początkowo sceptyczny, wskazując na specyfikę pracy w logistyce, która wymaga obecności w magazynie i bezpośredniego kontaktu z zespołem. Niemniej jednak, w celu rozpatrzenia wniosku Pana Jana, zaproponował serię spotkań, podczas których omówiono zakres obowiązków oraz możliwości częściowego realizowania ich z domu, np. zarządzanie dokumentacją i kontakt telefoniczny.

Zastosowanie Wet flexibel werken (Ustawa o elastycznej pracy)

Pan Jan złożył formalny wniosek o pracę zdalną zgodnie z Wet flexibel werken (Wfw). Zgodnie z tą ustawą, pracownik mający co najmniej 26 tygodni zatrudnienia w firmie ma prawo wnioskować o elastyczne formy pracy, takie jak praca zdalna czy hybrydowa. Pracodawca musi rozpatrzyć wniosek i uzasadnić ewentualną odmowę.

Pracodawca w przypadku Pana Jana powołał się na konieczność regularnej obecności w biurze dla efektywnego zarządzania fizycznym przepływem towarów, co zaakceptowała inspekcja pracy podczas późniejszej kontroli. Mimo to, zaproponował rozwiązanie kompromisowe – pan Jan może pracować zdalnie dwa dni w tygodniu, pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia z bezpośrednim przełożonym oraz dostępności do systemów informatycznych.

Efekt i wnioski

Dzięki znajomości swoich praw wynikających z Wet flexibel werken oraz konstruktywnemu dialogowi z pracodawcą, pan Jan osiągnął satysfakcjonujący kompromis. Firma także skorzystała, zachowując ciągłość działania i adaptując się do nowoczesnych standardów pracy. Ta sytuacja jest przykładem, jak obustronne zrozumienie i znajomość przepisów mogą przynieść korzyści zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy.

Często zadawane pytania (FAQ)

1. Czy pracownik ma prawo złożyć wniosek o pracę zdalną lub hybrydową w każdej firmie w Holandii?

Tak. Zgodnie z Wet flexibel werken, każdy pracownik zatrudniony na minimum 26 tygodni w tej samej firmie ma prawo złożyć wniosek o elastyczną formę pracy, w tym pracę zdalną. Pracodawca jest zobowiązany do rozpatrzenia takiego wniosku i udzielenia pisemnej odpowiedzi w ciągu trzech miesięcy. W przypadku odmowy musi wskazać konkretne i uzasadnione przyczyny.

2. Czy pracodawca może samodzielnie narzucić prace zdalną lub zabronić jej?

Pracodawca oraz pracownik mogą wspólnie ustalić warunki pracy zdalnej. Jednakże pracodawca nie może jednostronnie wymusić pracy zdalnej bez zgody pracownika, chyba że pozwala na to stosowna umowa zbiorowa lub regulamin wewnętrzny. Odmowa pracownika podjęcia pracy zdalnej zwykle nie może być powodem zwolnienia, ale każda sytuacja powinna być oceniana indywidualnie.

3. Jakie obowiązki w zakresie BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy) ma pracodawca przy pracy zdalnej?

Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy również w przypadku pracy zdalnej. Obejmuje to m.in. ergonomiczne stanowisko pracy, odpowiednie oświetlenie, a także instrukcje dotyczące bezpieczeństwa. Często pracodawca przeprowadza ocenę ryzyka na miejscu u pracownika zdalnego lub wymaga odpowiednich oświadczeń. Pracownik powinien aktywnie współpracować i informować o ewentualnych problemach ze swoim stanowiskiem.

4. Czy pracownik może domagać się zwrotu kosztów poniesionych na przygotowanie stanowiska pracy w domu?

Tak, zgodnie z orzecznictwem oraz rekomendacjami, pracodawca powinien zwrócić uzasadnione koszty związane z dostosowaniem miejsca pracy do wymogów BHP. Może to obejmować zakup odpowiedniego sprzętu, mebli biurowych, czy oprogramowania. Szczegóły powinny być uregulowane w umowie lub regulaminie pracy firmy.

5. Jak wygląda kontrola i nadzór nad pracą zdalną z perspektywy prawa pracy w Holandii?

Pracodawca ma prawo monitorować efektywność i realizację obowiązków pracownika zdalnego, ale musi szanować jego prywatność i przestrzeganie RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Nadzór nie może przekraczać granic, które naruszałyby prywatność pracownika, np. poprzez inwigilację kamerą czy podsłuchiwanie. Komunikacja i zaufanie są kluczowe dla sprawnego zarządzania zespołem zdalnym.

Powyższe wyjaśnienia oraz studium przypadku Pana Jana obrazują praktyczne aspekty stosowania przepisów dotyczących pracy zdalnej w Holandii i umożliwiają efektywne korzystanie z przysługujących pracownikom uprawnień w tym zakresie.

Przeczytaj również

• Okres próbny w Holandii – prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy
• Wypadek w pracy w Holandii – Twoje prawa i obowiązki krok po kroku
• Okres wypowiedzenia pracowników tymczasowych w Holandii – Twoje prawa i obowiązki krok po kroku